助學(xué)濟(jì)困聯(lián)合會執(zhí)行委會員第一次會議紀(jì)要
廣州市蘿崗區(qū)草根助學(xué)濟(jì)困聯(lián)合會執(zhí)行委會員第一次會議紀(jì)要[2013]31 號
二○一三年九月十六日 簽發(fā)：黎小東
2013年9月15日下午，廣州市蘿崗區(qū)草根助學(xué)濟(jì)困聯(lián)合會（簡稱“草根助學(xué)會”）在科學(xué)城圓滿召開了半年工作會議暨第一次會員代表大會，會議通過差額選舉誕生了第一屆執(zhí)委會成員。會后， 執(zhí)委委員召開了第一次會議，會長黎小東，副會長王又鋒，第一屆執(zhí)行委員會委員、工作人員羅慧梅、何放權(quán)、張進(jìn)步、余銀標(biāo)、黃少燕、陳妮妹等參加了會議，會議紀(jì)要如下：
一、確認(rèn)執(zhí)行委員會及內(nèi)設(shè)機構(gòu)負(fù)責(zé)人
經(jīng)會長提名，會議表決通過執(zhí)行委員會及內(nèi)設(shè)機構(gòu)負(fù)責(zé)人任命事宜，會議決定：
聘饒登興為執(zhí)行委員會總干事；
聘黃愛華為執(zhí)行委員會副總干事，主持執(zhí)行委員會日常工作，兼任發(fā)展規(guī)劃部部長；
聘鐘飛興為品牌推廣總監(jiān)；
聘夏曉英為行政事務(wù)部部長；
聘郭文青為助學(xué)管理部部長；
聘羅慧梅為會員管理部部長；
聘何放權(quán)為品牌推廣部部長；
聘鐘怡為助學(xué)管理部副部長；
聘江文健為會員管理部副部長；
聘何鳳賢為會員管理部副部長；
聘夏黎為監(jiān)事會主席；
聘孫方方為監(jiān)事會監(jiān)事。
上述人員，聘期兩年，從二○一三年九月十五日至二○一五年九月十四日止。
二、研究執(zhí)行委員會內(nèi)設(shè)部門工作分工
會議對各部門工作分工進(jìn)行了討論交流，決定如下：
（一）行政管理部
1、制、收、發(fā)文件材料，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿、邀請函和匯報材料；
2、整理、保管草根助學(xué)會文件檔案；
3、經(jīng)辦草根助學(xué)會綜合性、專題性會議；
4、承辦對外交流、考察接待，協(xié)調(diào)公共關(guān)系；
5、管理公共郵箱，受理相關(guān)咨詢；
6、保管證照、印章，辦理證照年審和相關(guān)資格認(rèn)定工作；
7、辦理草根助學(xué)會財務(wù)管理工作；
8、負(fù)責(zé)人事管理工作；
9、物資采購、收發(fā)及保管；
10、承辦黨支部、會長、執(zhí)委會交辦的其他事務(wù)。
（二）品牌推廣部
1、培育和維護(hù)宣傳資源；
2、開展對外宣傳；
3、編印內(nèi)部刊物；
4、維護(hù)和推廣各宣傳平臺；
5、處理公共危機；
6、制作宣傳資料；
7、建立宣傳檔案與收集稿樣。
（三）發(fā)展規(guī)劃部
1、制訂發(fā)展規(guī)劃；
2、牽頭制訂規(guī)章制度與工作流程；
3、審核各部門規(guī)章制度，協(xié)調(diào)部門間的銜接和配合；
4、組織策劃公益項目和大型活動；
5、審核分支機構(gòu)成立、合并與注銷；
6、檢查、指導(dǎo)、考核分支機構(gòu)工作；
7、負(fù)責(zé)各部門、執(zhí)行委員會成員業(yè)績考核；
8、開展對外聯(lián)誼工作，維護(hù)公共關(guān)系。
（四）助學(xué)管理部
1、采集、核實、發(fā)布、維護(hù)求助信息；
2、建立助學(xué)款物收支臺帳；
3、收集助學(xué)登記卡，建立資助人、受助人名冊；
4、指導(dǎo)分支機構(gòu)運用當(dāng)?shù)仄脚_籌集助學(xué)款物；
5、審核助學(xué)款物發(fā)放申請；
6、送達(dá)助學(xué)款物并進(jìn)行反饋；
7、回訪助學(xué)款物使用情況；
8、與資助人、受助人保持聯(lián)系，跟蹤反饋信息；
9、會同發(fā)展規(guī)劃部，策劃實施助學(xué)項目。
（五）會員管理部
1、辦理會員入會申請；
2、建立會員檔案、會員名冊；
3、與會員保持溝通聯(lián)系；
4、建立會員能進(jìn)能出機制；
5、做好會員服務(wù)、會員考核、會員激勵工作；
6、配合監(jiān)事會對會員違紀(jì)行為進(jìn)行核查、處理；
7、志愿時系統(tǒng)相關(guān)工作。
三、任命分支機構(gòu)負(fù)責(zé)人
依據(jù)章程修正案，會議研究討論了分支機構(gòu)人選，并決定：
任命饒登興兼任貴州地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長；
任命張進(jìn)步為河源地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長；
任命胡暨江為廣州地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長；
任命梁詩為衡陽聯(lián)絡(luò)組組長；
會議要求，上述分支機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)盡快組建工作團(tuán)隊，報執(zhí)行委員會備案。
四、研究討論各部門近期重點工作
會議聽取了與會人員對下一步工作的意見建議，并進(jìn)行了交流討論，明確了各部門重點工作：
第一，會員管理部要完善會員管理制度和流程，建立會員檔案，加強會員考勤和考核，激勵會員發(fā)揮作用；
第二，品牌推廣部要加強宣傳策劃，通過網(wǎng)站建設(shè)、編印簡報、推出“草根好人”等形式宣傳草根，增加宣傳亮點，擴(kuò)大草根影響；
第三，助學(xué)管理部要加強求助學(xué)生后續(xù)跟蹤反饋工作，同時要主動尋找有車的會員和愛心人士參與助學(xué)活動；
第四，發(fā)展規(guī)劃部要牽頭制訂草根助學(xué)會規(guī)章制度和工作流程，編制草根助學(xué)會制度匯編，要總結(jié)項目運行和事務(wù)工作經(jīng)驗，固化工作模式；
第五，行政事務(wù)部要加強文檔管理、物資管理工作，并做好理事聯(lián)絡(luò)服務(wù)工作；
第六，監(jiān)事會要抓好工作督辦，對執(zhí)委及會員、理事言行監(jiān)督。
五、研究其他事項
會議根據(jù)與會人員的意見建議，明確以下工作：
要加強會員人文關(guān)懷，定期開展會員生日聚會活動，走訪慰問患病會員；
要加強會員發(fā)展工作，提高會員發(fā)展質(zhì)量，對會員進(jìn)行考核，對會員履行義務(wù)進(jìn)行提醒和警示，并對不符合要求的會員及時清退；
要加強活動物資采購預(yù)算控制，充分利用現(xiàn)有物資，精打細(xì)算，避免重復(fù)采購和浪費；
要加強人才隊伍建設(shè)，養(yǎng)育核心骨干。重點是各部門要主動物色合適人選，吸納人才，壯大部門工作隊伍，培養(yǎng)項目負(fù)責(zé)人，儲備優(yōu)秀人才；
要嚴(yán)格會議制度，保持月度網(wǎng)絡(luò)會議，嚴(yán)格會議考勤、會議記錄，并形成會議紀(jì)要。
由胡暨江牽頭制訂百名貧困學(xué)生課外輔導(dǎo)計劃，于2013年9月25日前報蘿崗區(qū)慈善會申報活動經(jīng)費及廣州市慈善會申報“相伴成長”專項基金；
由夏曉英、羅慧梅協(xié)助會長黎小東跟進(jìn)草根助學(xué)會黨支部活動室裝修工作。
會長黎小東進(jìn)行了會議總結(jié)，首先祝賀執(zhí)行委員會的順利成立，并表示執(zhí)行委員會作為草根助學(xué)會的決策機構(gòu)，必須務(wù)實地推進(jìn)草根助學(xué)會各項工作，并要求執(zhí)行委員會委員、各部門要在做好本職工作的同時，要做好以下工作：
第一，沒有擔(dān)任部門負(fù)責(zé)人的執(zhí)委會成員和其他工作人員，根據(jù)個人特長主動申報并參與有關(guān)部門工作。
第二，各部門要于國慶節(jié)前制訂本部門工作制度、工作流程及表格。
第三，執(zhí)行委員會、部門負(fù)責(zé)人要思考本部門和本崗位工作，并于2013年10月1日前就實現(xiàn)草根轉(zhuǎn)型提出書面建議。
第四，執(zhí)行委員會要定期召開會議，研究工作。執(zhí)行委員會委員參加會議、表決決策事項，會長、副會長、品牌推廣、監(jiān)事會主席列席會議。
第五，草根助學(xué)會全體工作人員要開設(shè)微博、微信，積極宣傳草根，相互互動，并作為工作人員考核的指標(biāo)。
第六，要發(fā)公告通知草根助學(xué)會原有工作人員在國慶節(jié)前志愿申請到新的部門參加工作，讓有熱心的人重新點燃激情，把不適應(yīng)組織發(fā)展形勢和要求的人員清理出工作隊伍，打造忠誠、勤勉、高效的草根助學(xué)會工作團(tuán)隊；同時創(chuàng)建草根助學(xué)會執(zhí)行委員會工作人員群，通知團(tuán)隊工作人員加入，并嚴(yán)格限定入群人員；原草根助學(xué)會工作人員由群創(chuàng)建人員自行關(guān)閉。
第七，全體工作人員要提供一張正式一點的個人半身生活照片，于9月25日前發(fā)到行政事務(wù)部夏曉英處，用于網(wǎng)站上公示團(tuán)隊工作人員之用。
出 席：（16人）
黎小東、王又鋒、郭文青、江文健、宋小奮、高銘涓
黃愛華、何放權(quán)、胡暨江、黃少燕、羅慧梅、何鳳賢
張進(jìn)步、余銀標(biāo)、陳妮妹、孫方方
記 錄：孫方方
請 假：夏曉英、車立斌
發(fā)：工作人員
草根助學(xué)會行政事務(wù)部 2013年9月16日印發(fā)
校對人：孫方方 審核人：黃愛華
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