中小企業辦公自動化系統的開發

中小企業辦公自動化系統的開發

中小企業由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，員工素質參差不齊，且經濟實力并不雄厚，不可能象政府或大公司、大企業一樣投入大筆資金進行信息系統建設。為此，筆者建議進行中小企業辦公自動化系統的設計與實現時，要著重考慮以下幾個方面。

系統基本目標

1．實現辦公規范化和制度化

絕大多數中小企業由于辦公自動化起步較慢，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現規范化和制度化。因此，建立辦公自動化系統就是要使辦公方式規范化和制度化。即企業辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業務，使企業內部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作，同時又能實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據，從而提高效率，增強企業的競爭力，使企業能夠在激烈的市場競爭中取勝且不斷發展壯大。

2．管理多種數據類型

中小企業數據量相對大企業、大公司也比較少，但是其數據類型并不會比大企業、大公司少，不僅包括日常辦公所產生的各種數據，還要包括業務辦公所產生的各種數據。這些數據既有規范的結構化數據，又有不規范的非結構化數據，中小企業辦公自動化信息系統就是要科學地管理這些各種類型的數據，實現各種數據的無縫連接，保障數據的一致性和安全性。

3．系統設計的先進性

辦公自動化系統在技術上應具有一定的先進性，這樣才能保證在一定時間內，不會因技術的落后而需要大規模的調整。同時系統對計算機硬件要求不能太高，因為中小企業從經濟實力上無法經常性地大量投資購置高檔硬件、軟件。另外，大多數中小企業經營業務經常變化，人員流動比較頻繁，系統應能夠適應企業的不斷變化，應具有一定的可擴展性、易升級性和開放性。

系統結構設計

在辦公自動化系統的開發中，基于Web的開發方式正以其跨平臺、統一美觀的界面、簡單的操作、開發的系統容易升級、系統開發時間較短、成本較低等諸多特性越來越受到歡迎，但是這種系統傳輸速度較慢，不利于大數據量的傳輸。而結合了C/S和Web方式的系統，可以利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通信的業務，通過C/S結構在局域網內實現大數據量的傳輸。

系統功能設計

中小企業辦公自動化系統的功能有其自身的特色，不僅包括企業日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能以及部分業務功能。
如果系統采用Web和C/S相結合的方式開發，在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業務提供不同的功能。比如，客戶信息管理功能只提供給人事經理和總經理，項目管理功能只提供給經常參與項目運作的項目小組成員等等。這種方式既方便了員工對于應用系統的使用，又有利于系統的安全性，保證員工不能越權操作。

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