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論地方文獻的收集和開發(fā)利用
摘要：針對我國當前對地方文獻的收集在意識、規(guī)劃、范圍和方法等方面存在問題，提出了收集地方文獻的措施，并就如何開發(fā)利用地方文獻提出了建議。
關鍵詞：地方文獻；文獻收集；文獻開發(fā)；文獻利用
中圖分類號：G256 文獻標識碼：A
地方文獻是指從政治、經(jīng)濟、文化等各個角度記錄、研究和探討特定區(qū)域內的自然環(huán)境與社會環(huán)境現(xiàn)狀及其變革和發(fā)展的資料總和。地方文獻作為圖書館中的特殊館藏，不但對圖書館形成自身特色、提高該圖書館在整個圖書館界的地位有重要意義，而且在服務當?shù)亟?jīng)濟、文化方面也有特殊的作用。因此，對地方文獻的收集和開發(fā)利用工作進行研究，是圖書館提高自身價值的一種重要手段。
1 收集地方文獻的制約因素
首先，社會公眾的地方文獻意識極其薄弱。大多數(shù)社會公眾，甚至包括一些黨政機關和企事業(yè)單位的領導干部，對什么是地方文獻、地方文獻的價值、如何保護和利用地方文獻、地方文獻主要由何部門來收藏等問題一無所知。認識不到地方文獻工作的重要性，就必然給地方文獻的收集帶來很大的難度。
其次，政府對地方文獻缺乏“地方保護主義”意識。許多圖書館的地方文獻搜集僅僅是采編部門的幾個人或圖書館其他人員的個人行為，這種單打獨斗面對浩如煙海的地方文獻資源和社會眾多部門的不屑一顧，顯得那么蒼白無力。因此，地方文獻收集往往是掛—漏萬，難成氣候。同時，人員、專項經(jīng)費等也經(jīng)常得不到保障，圖書館常常是“難為無米之炊”。
再次，地方文獻收集的范圍界定缺乏科學性。地方文獻具有源遠流長、內容豐富．品種繁多等特點，所以，確定適度的收集范圍是收集地方文獻工作中關鍵的一環(huán)。但圖書館在進行這項工作時，要么范圍定得過寬，很難辦到，也浪費了太多的人力、物力和財力資源；要么范圍定得過窄，使文獻出現(xiàn)缺漏。
最后，缺乏關于地方文獻收集的長遠而科學的規(guī)劃。一些圖書館對地方文獻的收集，很大程度上帶有盲目性、隨遇性和不確定性。常常是四處出擊，找到什么是什么，收集多少算多少，很難形成鮮明的館藏特色和科學的藏書體系，也就很難使地方文獻資源本身所具有的巨大潛能釋放出來。
2 地方文獻收集的應對措施
一、是要大力宣傳，提高全社會的地方文獻意識。圖書館要通過各種渠道向各級領導、社會各界和公眾宣傳地方文獻工作的重大意義，讓人們真正認識到地方文獻不可替代的重要作用，認識到提高地方文獻意識是社會文明進步的標志之一，并自覺保護地方文獻和積極參與地方文獻的收集。這樣，地方文獻工作才能打下堅實的社會基礎。
二、是要變部門行為、個人行為為政府行為，把地方文獻收集工作納入政策化、規(guī)范化軌道。地方文獻的所有者應該是各級地方政府，圖書館只不過是代其收集、保存的專門機構。因此，各級地方政府都應高度重視地方文獻的征集工作，要通過制定、發(fā)布行政命令等手段，規(guī)定本地區(qū)各機關團體、企事業(yè)單位、新聞出版機構、科研機構、廠礦、學校及個人等編印圖書、雜志、簡報、學報、教材、目錄、索引、圖片、畫報、手冊、年鑒、地圖、資料匯編、專刊、科技資料、成果匯編、產(chǎn)品目錄等，不論鉛印、油印、影印、錄音帶、錄像帶、CD唱盤、VCD視盤、CD視盤、計算機軟件資料等，除帶有一定密級另有規(guī)定外，都必須向當?shù)毓矆D書館呈繳樣書、樣品。只有建立呈繳制度，絕大多數(shù)地方文獻才能得到完整、有效的保護。
三、是要科學界定地方文獻收集范圍，保證收集工作的有效性和效率。首先是地方出版物，包括正式出版物和非正式出版物。其中，非正式出版物中，無論是否獲得出版許可而由個人或團體自行印刷、錄制的出版物，只要不是盜版均可收集。其次是地方著述，包括不論是否在本地出版的本地人士的著述，外地籍現(xiàn)仍在本地人士的著述，曾在本地生活、工作、學習過很長時間現(xiàn)已離開本地的外籍人士的著述，以及曾在本地生活、工作、學習時間較短，但對本地歷史發(fā)展的某一側面或階段發(fā)生過重大影響，并在全國有較高名望的外地籍人士的著述等。再次是內容與本地有關聯(lián)的文獻。以上3個方面的文獻，無論何種體裁或載體形式，如圖書、報紙、期刊、手稿、文告、碑拓、字畫、圖片、音帶、像帶、膠卷、軟盤、光盤等等，均在收集之列。
四、是要確立地方文獻建設的長遠規(guī)劃和重點藏書體系，使地方文獻收集工作科學有序、形成特色。堅持把收藏地方文獻作為公共圖書館特色館藏建設的長遠目標，這是地方文獻事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。要根據(jù)本地區(qū)的特點和發(fā)展需要制定地方文獻收集工作的長遠規(guī)劃，確定本館地方文獻的藏書范圍、藏書重點和藏書布局，有計劃、有目的地搜集地方文獻資料，堅持長期積累，才能逐步形成具有地方特色、實力雄厚、效益顯著、適合本地讀者需要的藏書體系。在力求完整、全面、系統(tǒng)的前提下，有代表性的學術論著及史料價值高、有效信息量集中、為讀者長期反復使用的資料可列為重中之重，這不但可以提高地方文獻的整體藏書質量，提高服務能力，而且可以成為地方文獻收集的主要目標，形成有個性、有特色的藏書優(yōu)勢。
五、是要優(yōu)化地方文獻收集方法，提高相關部門和個人對地方文獻收集和管理的積極性、主動性。第一，建立專門機構，明確專人負責。圖書館要建立收集地方文獻制度，制定具體計劃，明確專門部門或專人負責，有步驟、有重點地進行收集。從事收集工作的人員應該學習有關知識，了解本地歷史、地理、人物。第二，調查走訪與摸清家底相結合。經(jīng)常到政府機構，如新聞出版局、音像制品與電子出版物管理等部門、出版社、報社、期刊雜志社等單位走訪，了解文獻出版信息，同時，摸清館藏地方文獻情況，編制地方文獻缺藏目錄，做到心中有數(shù)，有的放矢。第三，預訂與征集相結合。一方面在各種公開出版和發(fā)行圖書目錄中，訂購地方文獻；另一方面也需走訪大專院校和科協(xié)、作協(xié)、文聯(lián)、社科聯(lián)、方志辦、文史館、檔案館等群眾團體向會員和社會公眾散發(fā)地方文獻征集啟事，爭取社會各界人士和團體捐獻地方文獻。第四，賞罰分明，實行目標管理。對地方文獻的專、兼職人員分別制定數(shù)量、質量標準，每年按完成情況進行評估、考核，將考核結果與年終獎懲掛鉤，激發(fā)工作人員收集地方文獻的積極性。第五，確定重點，單項承包。根據(jù)本館地方文獻征集的計劃，每年確定3 項收集重點，對每個收集重點制定詳細的數(shù)量、質量標準和具體要求，并確定經(jīng)費指標，在全館張榜公布，公開招標，館外有能力的人亦可投標。凡如期按標準完成該項地方文獻征集任務的，經(jīng)費全部兌現(xiàn)到人。這樣，經(jīng)過幾年的努力，應該可以形成較有特色的地方文獻藏書體系。
3 地方文獻的開發(fā)利用
收集、整理地方文獻的最終目的是開發(fā)利用。如何合理開發(fā)利用地方文獻資源，是各級圖書館值得研究的課題，同樣也是各級領導高度重視的問題，必須把開發(fā)利用工作納入議事日程，根據(jù)本地本館情況，擬定每年的開發(fā)規(guī)劃，采取有力措施。
(1)編制地方文獻信息目錄。要使地方文獻信息便于開發(fā)利用，就要編制很有參考價值的書目、索引、匯編等各種專題資料目錄。編制中要把文章題目、責任者、刊名、日期、關鍵詞等著錄清楚，以方便讀者查閱原文。編制加工力求做到資料面廣、內容集中、觀點全面，特別是要抓住新的觀點、方法、技術等，有條件的可利用現(xiàn)代化的電腦設備來貯存、檢索。
(2)實行開架借閱。開架借閱可使大量的文獻呈現(xiàn)在讀者面前，他們不僅能在較短的時間內廣泛瀏覽，而且可以看到書名、作者、內容提要以及文獻本身，大大提高了文獻的利用率。
(3)剪、摘、復制資料。地方文獻信息所收錄的資料內容龐雜、學科眾多，如果根據(jù)讀者傾向及本地經(jīng)濟文化等方面的需要，主動剪、摘、復制一批專題文獻，把零散的專題資料系統(tǒng)地展現(xiàn)在讀者面前，就可使讀者直接獲得原始文獻，不僅節(jié)約了時間，而且加速了研究的進展。
(4)舉辦各種專題地方文獻展覽。通過展覽充分發(fā)揮地方文獻信息的宣傳教育功能，讓社會各界了解本地的歷史，了解本地政治、經(jīng)濟、文化的發(fā)展；同時也可利用這樣的機會大力宣傳利用地方文獻的效果，從而吸引更多的讀者，增強圖書館的社會影響，提高地方文獻的利用率。
(5)建立地方文獻數(shù)據(jù)庫。計算機技術的發(fā)展為文獻的開發(fā)和利用開辟了廣闊的前景，各級圖書館可根據(jù)本地經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的需要，分期分批地建設一些有較大政治影響和經(jīng)濟效益的專題地方文獻數(shù)據(jù)庫，為開發(fā)和利用地方文獻提供迅速便捷的服務，從而把開發(fā)和提高地方文獻利用率上升到一個新高度。
(6)進行深入地挖掘和研究。可以利用本館地方文獻中某一方面較全面的資料，獨自申請課題，或者與社會有關部門聯(lián)合申請，共同開發(fā)地方文獻的潛在價值。
參考文獻
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(錢華，女，湖南理工學院(西院)圖書館助理館員)
〔出處〕 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟 2005年第9期
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