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行政文秘工作者必須掌握的
一、紅頭文件的制作及標準
1．進行頁面設置
選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3．7厘米下：3．5厘米左：2．8厘米右：2．6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字符網格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2．插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。
3．發文機關標識制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在wordXX版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15．5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”；垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“2．5cm”——平行文標準，“8．0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4．紅線制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實”設置為“實線”；“粗線”設置為“2．25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15．5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm”——平行文標準，“13．5cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。
5．文號制作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發人——三號仿宋字體；簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。
注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6．主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。
7．保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。
二、公文正文排版
1依據模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2制作公文正文內容：正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：
標題——二號小標宋字體，居中顯示；主送機關——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；
正文——三號仿宋字體；
成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母o”或“數字0”代替。
文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。
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