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應收帳款日常管理制度
為了進一步規范應收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，對應收帳款在銷售的事前、事中、事后進行有效控制，特制定本管理規范。
一、建立客戶檔案，進行有效的信用評估和跟蹤記錄：
二、事前控制：（簽約到發貨）
從初識客戶到維護老客戶，業務人以及經辦業務的各級管理人員都應全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶進行交易。
對客戶的審查內容（5W）：
1、who 人員素質，銷售業績，社會關系
2、where 地理位置，物流配送情況
3、when 從事本行業的時間，何時開始合作，有否合作經歷
4、what 信用檔案，有無不良紀錄
5、why 關鍵點，為什么要合作，合作原因，合作動機，合作前景
對客戶的評定等級
A 類客戶，回款2個月內
B 類客戶，回款5個月內 （最好預付一部分貨款）
C 類客戶，回款8個月內 （必須預付一部分貨款）
D 類客戶，回款時間相當長，不可靠 （必須貨款兩清）
簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對，合同的每一項內容，都有可能成為日后產生信用問題的憑證。合同是解決應收帳款追收的根本依據。
在銷售合同中應明確的主要內容 ：
1、明確交易條件，如：品名、規格、數量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等；
2、明確雙方的權利義務和違約責任；
3、確定合同期限；
4、簽訂時間和經辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章（避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章）；
5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。
合同的簽訂必須經過市場部經理審核確認才可以蓋章。
三、 事中控制：（發貨到收款）
1、發貨查詢，貨款跟蹤。每次發貨前客服部必須與銷售合同保持核對；公司在銷售貨物后，就應該啟動監控程序，根據不同的信用等級實施不同的收賬策略，在貨款形成的早期進行適度催收，同時注意維持跟客戶良好的合作關系。（由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤）
收帳策略如下：
A 類客戶，按常規合同
B 類客戶，最好預付一部分貨款
C 類客戶，必須預付一部分貨款
D 類客戶，必須貨款兩清
2、回款記錄，帳齡分析。財務要形成定期的對帳制度，每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次帳目，形成定期的對帳制度，不能使管理脫節，以免造成帳目混亂互相推諉、責任不清；并且詳細記錄每筆貨款的回收情況，經常進行帳齡分析。
有幾種情況容易造成單據、金額等方面的誤差。
1、產品結構為多品種、多規格；
2、產品的回款期限不同，或同種產品回款期限不同；
3、產品出現平調、退貨、換貨時；
4、客戶不能夠按單對單（銷售單據或發票）回款；
以上情況會給應收帳款的管理帶來困難，定期對帳避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死帳現象，同時對帳之后要形成具有法律效應的文書，而不是口頭承諾。
四、事后控制：（欠款到追收）
1、欠款到追收。對拖欠帳款的追收，要采用多種方法清討，催收帳款責任到位。原則上采取大區經理負責制，再由大區經理落實到具體的業務員身上。如果是單一的大區經銷商或代理商，則由客服中心定期對其進行溝通、催付。
對已發生的應收帳款，可按其帳齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實催討責任。對于確實由于資金周轉困難的企業，應采取訂立還款計劃，限期清欠，采取債務重整策略。應收帳款的最后期限，不能超過回款期限的1/3（ 如期限是60天，最后收款期限不能超過80天）；如超過，即馬上采取行動追討。
2、總量控制，分級管理。財務部門負責應收帳款的計劃、控制和考核。銷售人員是應收帳款的直接責任人，公司對銷售人員考核的最終焦點是收現指標。貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負責人，預知其結款日期，并在結款日按時前往拜訪。
追款三步驟：
①、聯系：電話 聯系溝通 債務分析 分析拖款征兆
銷售人員或客服中心要適時與客戶保持電話聯系，隨時了解客戶的經營狀況、
財務狀況、個人背景等信息并分析客戶拖款征兆。
②、信函： 期限 實地考察 保持壓力 確定追付方式
銷售人員要對客戶進行全程跟進，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會就會越低。并且給予客戶一個正確的觀念，我們對所有欠款都是非常嚴肅的，是不能夠容忍被拖欠的。
③、走訪：資信調查 合適的催討方式
銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應按時上門收款，或電話催收。即使是過期一天，也應馬上追收，不 應有等待的心理。遇到客戶風險時，采取風險預警和時時、層層上報制，在某個責任人充分了解、調查、詳細記錄客戶信用的情況下，由主管、經理等參與分析，及時對下屬申報的問題給予指導和協助。
3、對已拖欠款項的處理事項 ：
①、文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備；
②、收集資料：要求客戶提供拖欠款項的事由，并收集資料以證明其正確性；
③、追討文件：建立帳款催收預案。根據情況不同，建立三種不同程度的追討文件―——預告、警告、律師函，視情況及時發出；
④、最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶明確最后期限的含義；
⑤、要求協助：使用法律手段維護自己的利益，進行仲裁或訴訟。
五、預警管理：
1、每一客戶會計年度終結，必須取得欠款人對所欠款的書面確認。
2、任何應收款應在發貨之日起，逾期一年零六個月，一律報告公司總經理，并通知公司法律顧問啟動催討程序。
六、附件
1．日常應收帳款監督表
2．超期應收帳款處理記錄表
來源：財務顧問
