微軟自己的信息化怎么做?

微軟自己的信息化怎么做?

  2002年3月15日，平日里難得聚首的100多名國內大型企業的企業信息技術主管（CIO），放下他們手頭那些總是顯得繁瑣而永無休止的工作，從全國各地來到了已經有些悶熱的深圳。能讓這些大忙人齊刷刷匯聚一起的不是某主管部門召集的信息化會議，也不是某一廠商的大型產品發布，他們能夠在深圳安安心心地參加為期兩天的會議，只是因為微軟要講一講它自己的信息化：微軟IT面對面--2002 CIO高峰會。
　　
　　??幾年前比爾·蓋茨有關數字神經系統的論斷在國內風靡一時，很多人也想趁此機會弄個明白：干巴巴的數字在微軟那里果真是伸展自如的神經系統？通過在深圳短短一天多的采訪，我們了解到的事實是，經過多年的規劃和開發，微軟已經建立起了相當完善的企業內部IT系統，良好的內部信息化不僅帶來了效益，改進了管理，最重要的是微軟還積累了一套相當成熟的做法。微軟的成功有很多原因，完備、高效的IT系統無疑是重要的保障和支撐系統。
　　
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　　70%的數額與3%的金額
　　
　　?如果一件事情需要花費你70%的精力，但重要性卻只占3%，你也會跟微軟一樣感到應該改變這種狀況以微軟自己的企業內部采購電子商務系統MS Market為例，我們可以清楚地了解微軟內部信息化的過程及成效。
　　
　　??請設想下面這一理想的場景：
　　
　　??微軟某職員希望訂購一本關于商業管理實踐的書，首先他會在瀏覽器的地址行中鍵入MS Market的URL，通過他的用戶ID，MS Market可以自動識別出該職員及其位置。然后，他選擇書籍和參考鏈接，該鏈接將顯示訂購表格和選項，通過這一選項可以按類別、書名或ISBN號碼進行搜索。他從數百個書名中選出自己需要的書--價格已經由微軟與廠商談判好--并且價格將自動填入訂購表格。他通過相同的過程繼續添加書籍，然后輸入他的部門號和要求的送達日期，完成訂購。他的經理的姓名將動態顯示在訂單中，作為書籍支出的記帳代碼。他單擊提交按鈕結束這一過程。訂單提交后，MS Market將生成一個訂單跟蹤號碼供該職員查詢，并通過電子郵件向他的經理發送通知以及利用電子書籍交換向書籍供應商發送訂單，以便書籍供應商執行訂單。沒過一兩天，書籍會送到該職員的辦公室。
　　
　　??文字好象很繁瑣，但實際上只是鼠標點擊幾次而已，時間花費大概是一、二分鐘。而在過去，微軟所擁有的信息化水準并不比國內現在很多企業所擁有的高多少，它同樣是一個繁瑣而低效的局面。直到1994年，微軟在采購貨物和服務時，還是依靠大量的書面表格和自定義的應用程序，速度慢、成本高、容易出錯，而且由于缺乏自動化的和標準化的過程，也使得創建和跟蹤應支付的款項非常困難。對于微軟采購組來說，這一過程每天都在折磨著他們的耐性。采購組每周都要處理大量的每票不足1000美元的購買申請，小額交易數量巨大，占微軟公司采購的70%，但通過應付款項目支付的金額卻只占總交易金額的3%。結果自然可想而知。
　　
　　??而今天，MS Market系統每年可處理320，000份交易，訂單額超過33億美元。微軟不僅獲得了低廉的價格，更實現了有效的管理。據了解，該應用程序每年在重新委任職員方面為軟節約的資金超過6百萬美元，每票訂單減少的成本從60美元降到5美元，它還簡化了管理，有助于帳單處理過程中的優化。最后，通過直接鏈接到微軟的SAP R/3記帳系統，MS Market實現了有效的帳單處理。目前這一系統正在為超過 24,000 名的微軟全球雇員提供在線采購服務：員工可以采購包括計算機外設、書籍、花卉在內的許多種商品并嘗試從商家那里獲取服務，從總量上來看，微軟每天要處理與 300 多個貿易伙伴之間的超過 18,000 次的商務事務。
　　
　　??MS Market由供應商管理、內部采購站點管理、審批流程管理、SAP R/3系統接口等組成。據說利用微軟自主開發的工具、WEB技術以及結合緊密的服務器應用程序套件，三名程序員僅花了四個月的時間。
　　
　　??MS Market系統只是微軟公司Web解決方案的一部分，為應對商業挑戰、降低運營成本、提高工作效率、完善企業內部的運作方式，微軟開發并使用了大量基于局域網的應用程序，如網上報銷系統MS Expense，網上發票管理系統MS Invoice，網上訂單管理系統MOET，網上員工管理系統HeadTrax，企業數據倉庫系統MS Sales，以此來構建微軟全球網絡化管理架構。
　　
　　理念、執行與技術同等重要
　　
　　?作為專業的技術廠商，微軟有資格說開發企業內部IT系統并不是一件多么復雜的事情，但問題并非這么簡單
　　沒有良好的IT管理架構，天才的比爾·蓋茨也無法管理這樣一家規模龐大而又分散在世界各地、飛速增長卻又充滿挑戰的企業。但問題是有了IT，要實現有效的對IT系統的管理卻是一個更不輕松的話題。要知道，時至今日，微軟的IT環境已經變得相當復雜而龐大： 128，000多臺PC，217臺Exchange服務器，5個企業數據中心；600多種應用程序；每天500多萬封電子郵件，每月900萬的語音電話。
　　要管好這一IT系統，對微軟這樣的公司來說應該也不是一件容易的事情。
　　
　　??限于時間，我們在深圳的采訪沒能采集到更多微軟在管理IT系統方面的完整的做法，但從以下理念和細節之中卻可以略知一二。
　　
　　??重要的還是管理理念，微軟亞洲區ITG總監柯文達以網上報銷系統MS Expense闡述了他的一些看法：
　　
　　??假設我從日本到其他地方出差，這中間要涉及到一些基本的差旅費用和一些不可預期的支出，我可以在任何地方上網登陸到微軟的網站，填寫我的一些支出，我的經理很快就可以看到我提交的報銷信息，他批準后這筆錢就可以打到我的帳戶上。等我回到公司，我就不用再去等著一道道手續去報銷我的差旅支出了。有人會問，如果出錯怎么辦？我覺得首先出錯是很難完全避免的，但這實際上更是一個理念問題，員工出差一般會很累，這是第一；他在這中間可能花了一些自己的資金，這是第二；最后會計財務那邊還會審核票據以查對錯誤，這是第三。所以我覺得這不僅是效率的提高，更重要的是它的理念，它對員工的信任和關心?quot;
　　
　　??細節可以反映出一些根本性的問題。很多人認識微軟，是從蓋茨那里得來的印象，而與那一印象聯系在一起的則多是天才、神話、壟斷等含糊而帶有情感色彩的判斷，他們惟獨忽略了微軟還是一家在管理上非常成功的企業，是一家成功地進行了、進行著技術驅動的商務的企業，這同樣應該是微軟這么多年來都一直在競爭占有極大優勢的重要原因。
　　
　　??有關這一點，請你也替蓋茨設身處地地想一下：微軟在全球數十個國家和地區擁有分公司和辦事處，蓋茨和鮑爾默即使三頭六臂，也難以做到對全球每個分公司的銷售業績和經營狀況了如指掌，難以保證制定的全球戰略得到有力和有效地執行。正是微軟完善的企業IT系統，實現了高層

對全球業務的高效管理。
　　
　　??當今國內很多企業管理者都知道企業IT建設的重要性，可是另一方面他們又擔心IT投資會給企業帶來什么樣效益。微軟公司以自身的IT建設歷程做了很好的回答，正如微軟公司集團副總裁奧蘭多·阿亞拉在會上所做?quot;基于.NET Web服務構造敏捷的企業架構的講演中所表示的：當今的企業需要具備迅速、敏捷、善于響應的素質才能形成競爭優勢，企業應該深刻地理解、預測客戶的需求變化，并能做出快速反應。因此企業商務敏捷性是企業成功的關鍵性因素。企業通過應用具有高可擴展性、高可用性、高可靠性的技術解決方案，可以在瞬息萬變的商務環境中立于不敗之地。

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