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中小企業辦公自動化系統的設計與實現
中小企業辦公自動化系統的設計與實現
吳小鋒 張潤朋
（中山大學城市與資源規劃系，廣州 510275）
摘要： 本文從中小企業的實際情況出發，在用戶需求分析的基礎上，提出中小企業辦公自動化系統的基本目標，并闡述系統的結構設計和功能設計，給出了一個結合C/S和Web技術的中小企業辦公自動化系統實例；對中小企業建設辦公自動化信息系統具有參考價值。
關鍵詞： 中小企業 辦公自動化 Web
1． 問題的提出
隨著計算機及網絡技術的飛速發展，Internet/Intranet應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業憑著雄厚的資金和人才優勢，加快了信息化的步伐，建立了高質量、高效率的辦公自動化信息系統，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業特色的辦公自動化信息系統。但是，這些中小企業由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，而且員工的素質也參差不齊，同時，其經濟實力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業那樣進行大量投資建設信息系統。那么，中小企業應如何建設辦公自動化信息系統？本文以采用一種結合C/S和Web的方式開發的中小企業辦公自動化系統為例討論辦公自動化系統的設計與實現。
2.用戶需求分析
辦公自動化系統的建立，需要進行用戶需求調查與分析，以確定系統目標，這是系統建設的重要環節。
中小企業需要規模相對較小，但其在功能上對系統的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實現諸如請假申請、物品申領審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業務方面的業務管理功能。即完全采用計算機技術處理辦公業務，使企業內部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作。
在軟、硬件方面對系統的需求，由于中小企業信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應用系統，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統。
在開發方式上對系統的需求，由于中小企業的經濟實力有限，應著重考慮投入/產出比問題。一般商業軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發成本高、周期長，更不現實；因此利用現有軟件進行改進，即二次開發，通過對幾個商業化軟件功能進行修改、增刪和開發來實現中小企業建立具有自身個性的辦公自動化系統。即通過系統集成的方法來將各個功能集成為一個整體發揮作用。即通過兩次開發的方式來實現降低成本、節約開支、提高效率。
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