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中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)
中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)
吳小鋒 張潤朋
（中山大學城市與資源規(guī)劃系，廣州 510275）
摘要： 本文從中小企業(yè)的實際情況出發(fā)，在用戶需求分析的基礎上，提出中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的基本目標，并闡述系統(tǒng)的結構設計和功能設計，給出了一個結合C/S和Web技術的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)實例；對中小企業(yè)建設辦公自動化信息系統(tǒng)具有參考價值。
關鍵詞： 中小企業(yè) 辦公自動化 Web
1． 問題的提出
隨著計算機及網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質量、高效率的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，而且員工的素質也參差不齊，同時，其經(jīng)濟實力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進行大量投資建設信息系統(tǒng)。那么，中小企業(yè)應如何建設辦公自動化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結合C/S和Web的方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)為例討論辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。
2.用戶需求分析
辦公自動化系統(tǒng)的建立，需要進行用戶需求調查與分析，以確定系統(tǒng)目標，這是系統(tǒng)建設的重要環(huán)節(jié)。
中小企業(yè)需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實現(xiàn)諸如請假申請、物品申領審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務方面的業(yè)務管理功能。即完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。
在軟、硬件方面對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統(tǒng)。
在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟實力有限，應著重考慮投入/產出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發(fā)成本高、周期長，更不現(xiàn)實；因此利用現(xiàn)有軟件進行改進，即二次開發(fā)，通過對幾個商業(yè)化軟件功能進行修改、增刪和開發(fā)來實現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個性的辦公自動化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。
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