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功能先進的文檔管理網絡系統
關鍵詞：計算機網絡辦公自動化體系結構電子計算機是本世紀最重要的科學技術成果之一。銀行從出于生存競爭和發展經濟的需要，是最早關注和使用這一成果的領域。十幾年來，除了將計算機引入各種業務管理和開創新型業務外，還大大優化了經營管理方式和決策過程，包括文檔的現代化管理。工商銀行也率先在全國使用。文檔管理網絡系統選擇了世界最先進的LOTUSNOTES作為其支持軟件平臺，全面實現了對非結構化信息的管理和共享，符合當代信息技術發展趨勢。本文在此將該系統的網絡配置環境和體系結構及基本功能介紹給大家，希望有助于其他行業的朋友們能借鑒。
一、系統的網絡配置環境
進入九十年代以來，計算機網絡技術不斷發展，計算機科學界興起了一個全新的跨學科的研究領域棗計算機支持的協同工作CSCW(ComputerSupportedCooperativeWork)，它涉及到計算機科學、社會學、組織理論、人類學，信息科學等多種學科。隨著CSCW理論的發展，人們開始推出CSCW的商品化產品，稱之為群件（Groupware）。比較成熟著名的群件有IBMLotus公司的LotusNotes,Microsoft公司的ExchangeServer，AttachMate公司的OpenMind等。其中LotusNotes的功能最強，更多地體現了CSCW的一些理論。它具有強大的信息管理和共享機制，內含工作流程軟件開發環境的特點，是目前實現辦公自動化系統最理想的軟件平臺。工商銀行的文檔管理網絡系統以Notes為開發環境，這種基于Notes的計算機協同工作環境的配置相當靈活，既可以適應局部用戶需求的NOTES局域網，也可以滿足異地通信需要的廣域網。其系統的網絡配置環境如圖：在整個網絡中，采用了TCP/IP通訊協議。系統的局域網有兩部分：一是總行文檔服務器，總行各打字工作站，總行公文工作站，總行檔案工作站；二是各分行文檔服務器，分行各打字工作站，分行公文工作站，檔案工作站，網卡以及互連設備組成。系統的廣域網由總行文檔服務器，各分行文檔服務器、工作站、各地市行文檔工作站、加密機、調制解調器及互連設備組成。系統以總行為網絡核心，由公共電話網（PSTN）通過Notes的同步復制機制完成文檔信息的傳送。文檔服務器安裝了WINDOWSNT4.0，LOTUSDOMINO，文檔服務器系統軟件。客戶工作站安裝WINDOWS95，LOTUSNOTES，文檔系統軟件。
二、系統的體系結構
信息數據可以分為結構化數據和非結構化數據兩種。目前數據庫市場上的關系型數據庫管理系統如FOXPRO、SYBASE、DB2、SQLSERVER等特別適合于管理結構化數據，用于構筑有大量復雜數據的業務處理。而日常辦公的文件、圖表、檔案管理信息以及聲音，視頻等非結構化數據適合用像LotusNotes這樣的文檔數據庫管理系統來管理。工商銀行的辦公自動化（簡稱OAofficeAutomation）網絡系統既要管理非結構化數據又要管理結構化數據。它將二種數據庫有機地結合起來，充分發揮了各自的優勢。各部門的業務數據采用關系數據庫進行統一規劃設計，避免了重復建設及信息“孤島”的產生，實現了資源共享，其快速關聯能力為決策分析提供了有效的手段。而大量的辦公文件、資料、檔案、信息查詢、決策分析等都屬于非結構化數據，采用Notes數據庫進行管理，形成了一個完整的、統一高效協調運行的辦公應用體系。文檔管理網絡系統是在Notes上的應用，是OA系統的一個重要組成部分。
3、系統的基本功能
該系統將先進的計算機網絡技術、電子郵件、文檔數據庫管理、電子編輯排版及掃描儀、輸出打印設備等高度集成到一起，實現了文檔資料處理從起草、編輯、排版、資料查詢到文檔資料遠程、本地傳輸、接收分檢、出樣及存檔等全過程的自動化，減少了文件、資料傳輸中的環節，簡化了收、發文過程，顯著地提高了機關的辦公效率，為實現無紙辦公、無紙郵件提供了高質量，高速度的傳輸手段。主要功能有：
（1）多媒體文檔管理：多媒體文檔管理系統的基本單位是“文檔”。一個文檔可包含文本、圖形、圖像、音頻及視頻等信息，主要管理辦公文檔，如紅頭文件的收發文處理以及通報、簡訊、報告，軟件文檔、信息服務、會議紀要、公告、工作計劃、通知、大事記等。收文處理主要有登錄，分發，擬辦，批辦，存檔。發文處理主要有擬稿、會簽、簽發、登記、發文、承辦、催辦、審核、歸檔。歸檔處理后的文檔資料可在文件庫和檔案庫中瀏覽、查詢。
（2）文檔編輯排版具有文字錄入、編輯、排版，給文檔實體加蓋電子印章和附件掃描等功能。
（3）電子郵件電子郵件是群件最突出的功能之一，它在群件系統中起到信息傳遞的作用，同時也是群件應用的關鍵技術之一。電子郵件提供了按事務處理流程傳送信息的功能。文檔管理網絡系統通過同步復制機制完成文檔信息傳送。傳輸速度快，費用低。
隨著計算機網絡技術的成熟和發展，文檔管理網絡系統在辦公事務處理中發揮著越來越重要的作用。在應用過程中，還將不斷吸收新技術，使它更加完善，更加適用。
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