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人事檔案管理應當強化還是弱化
【 正 文】應當強化人事檔案管理
一般認為，要做到人才使用安全，減少用人風險，就應當強化人事檔案管理。在這方面，中共中央組織部、國家人事部早在1988年12月1日就聯合發出了《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》，繼后又在1989年11月3日聯合發出了《關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充通知》，1996年12月2日聯合發布了《流動人員檔案管理暫行規定》。文件強調：流動人員檔案的管理應按照人事管理權限，統一由黨委組織部門、政府人事部門及其所屬的人才流動服務中心等機構負責。其他機構不得承擔流動人員檔案的管理工作；任何人不得私自保管他人或本人檔案；流動人員的人事檔案管理，必須堅決執行國家的保密制度，遵循分級管理的原則。檔案的查閱、借用和轉遞應遵守有關規定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。
人事檔案管理實際存在強化和弱化兩種傾向
（一）人事檔案管理的強化傾向
截至2001年末，全國各級政府人事部門所屬人才流動服務中心保管的人事檔案已達268萬份，此外，還有數以千萬計的人事檔案仍由各級黨委組織部門或政府人事部門保管。其中尤以國有單位、特別是國家機關和事業單位對人事檔案更為重視，在接收流動人員前總要先索取和審閱其檔案，既重視了解擬接收人員的現在，也重視考察其過去，以增加對擬接收人員的信任度。
（二）人事檔案管理的弱化傾向
我國的人才流動其實是從人事檔案管理的松動開始的。長期以來，用人單位都遵循“先審閱檔案后決定是否接收”的思維定式開展工作，但是從20世紀80年代起，這種思維定式和工作套路逐漸被打破了。率先打破這種思維定式和工作套路的地區是我國第一批經濟特區——深圳、珠海和汕頭。據調查，1980至1987年間到深圳求職的人員多屬沒有辦理戶口遷移手續、沒有轉遞人事檔案、沒有原單位介紹信的“三無人員”。在深圳，不少單位在無檔案、無黨團組織關系、無原單位介紹信的情況下用人。率先打破這種思維定式和工作套路的單位是鄉鎮企業、外資企業和私營企業。全國最新的非公有制企業人才資源調查顯示，非公有制企業高級人才所占比例已經超過國有企業，在非公有制企業489.9萬專業技術人員中，具有高級職稱的占7.3％，高出國有企業2.3個百分點。另據分析，絕大多數非公有制企業高級人才都來自國有企業，非公有制企業往往是在無從審閱其檔案和不審閱其檔案的情況下接收他們的。
對人事檔案管理走向的基本看法
鑒于以上分析，人事檔案管理究竟應當強化還是弱化呢？筆者的基本看法有三：
（一）我國人事檔案管理應當強化而不是弱化
就國家而言，搞好流動人員的人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，就用人單位而言，認真審閱擬接收人員檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。就流動人員自身而言，檔案是自己從學校到各個工作單位的珍貴歷史證明，實行養老保險社會統籌之后，流動人員參加養老保險統籌還須通過檔案中記載的工齡來確認，因此，人事檔案在現階段和今后一個相當長的時期，無論對國家、單位和個人都有不可替代的作用，我國的人事檔案管理應當強化而不是弱化。
（二）改革我國人事檔案管理勢在必行
我們看到，雖然人事檔案無論對國家、單位和個人都有不可替代的作用，但表現出來的卻是各級黨委組織部門、政府人事部門及其所屬人才流動服務中心對人事檔案管理的“一頭熱”，而眾多用人單位和個人卻不十分看重人事檔案。據調查分析，目前由各級政府人事部門所屬人才流動服務中心集中保管的人事檔案雖然已近300萬份，其中20％已成為無人問津的死檔，而這60萬份左右的人事檔案之所以無人問津，一是因為檔案內容陳舊貧乏，不能及時反映個人學歷、職稱等方面的變化和工作業績情況，二是因為寄存和查閱檔案實行的是有償服務。既然人事檔案的內容陳舊貧乏。其作用自然就大打了折扣。既然人事檔案實行的是有償服務，自然就成為不乏不愿或無力為此項消費而支出的服務對象。再者，人事檔案由各級政府人事部門所屬人才流動服務中心集中保管和實行壟斷性經營的做法也很值得商榷，這不僅不利于人才中介機構之間的公平競爭，影響國內人才市場與國際人才市場的接軌，還容易滋生國家公職人員的腐敗行為。因此我認為改革我國的人事檔案管理已經勢在必行。
（三）應當從實行人事檔案管理無償服務做起
根據以上分析，改革我國的人事檔案管理不僅勢在必行，而且已成當務之急，我國加入世界貿易組織之后所面臨的國際人才競爭態勢更要求各級黨委組織部門和政府人事部門提速人事檔案管理改革。為此，特提出如下建議。
1、將各級黨委組織部門或政府人事部門授予所屬人才流動服務機構的人事檔案管理權收回，成立專門的全額撥款事業單位專事人事檔案管理工作，做到集中、統一和規范管理，在嚴格人事管理權限的基礎上對用人單位提供無償服務。
2、在保管的人事檔案中及時增加職業資格認證、職稱評定、職務升降、工作單位變動等方面的內容，以增加其使用價值。
3、以信息化促進人事檔案管理的現代化，逐步做到犯罪記錄、交通肇事記錄等方面內容的全國聯網管理，做到各級主管部門的資源共享。
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