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物業(yè)公司客戶檔案管理制度

時間：2024-10-29 15:15:55 規(guī)章制度我要投稿

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物業(yè)公司客戶檔案管理制度

　　在當下社會，人們運用到制度的場合不斷增多，制度具有合理性和合法性分配功能。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編精心整理的物業(yè)公司客戶檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

物業(yè)公司客戶檔案管理制度

物業(yè)公司客戶檔案管理制度1

　　一、總則

　　（一）為全面增強本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標準化，特擬訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務部門建立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。

　　（五）物業(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據(jù)自己實質(zhì)狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當?shù)赜嘘P的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領導署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關系或由企業(yè)肩負有關責任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進行檢查的書

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質(zhì)工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。

　　7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營有關的檔案和

　　資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶服務中心業(yè)務章及有關證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　　（1）房產(chǎn)資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　　（3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當保留并實時更新。

　　4.平時管理服務資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　（1）人事管理有關資料。客戶服務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。

　　（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。

　　（3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　　（4）物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　　（7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。

　　（九）檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進行移交時，物業(yè)企業(yè)須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規(guī)范地進行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進行相應的.辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　　（十四）要注意保護業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調(diào)用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務中心負責人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務中心依據(jù)自己實質(zhì)狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內(nèi)和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房內(nèi)全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點索引。

　　（十七）檔案資料統(tǒng)計，詳細要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統(tǒng)計。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計結果報物業(yè)企業(yè)負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統(tǒng)計結果報給客戶服務部負責人。

　　3.統(tǒng)計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實質(zhì)。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續(xù)保留至次年再進行判定。