英文電子郵件寫作技巧
寫信提示
1.人家的名字千萬不要錯.老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯. 頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E. Wyatt, D.D.SPhD. Dr. Howard E. Hyatt
2.多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury ，英文電子郵件寫作技巧(2)。女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同樣不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。
3.有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜啊~有時大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray
4.地址要低日期至少兩行.處名時,職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:
Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations
但這個就顯得有點。。。:
Ken Green ／Vice President of Unicom China
正確應為:
Ken Green ／Vice President, Unicom China
5.老外的名字有時有Jr. 或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:
Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.
6.外國國名盡量用大寫.是為尊重,也方便郵差叔叔.
7.地址上的數字直接用阿拉伯數字吧,除了One,例子:
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
結尾部分
書信的結尾致意要留意,弄清大家的關系才選擇用詞,例子:
1. Very Formal非常正規的(例如給政府大老爺的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2. Formal正規的(例如客戶公司之間啦)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3. Less Formal不太正規的(例如客戶)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4. Informal非正規的(例如豬朋狗友,同事之類)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
有時在we, I, and you之間選擇是很煩的事-- 如果是公司代表聯絡生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有時可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.
那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了. 多用you有時會有隔閡的感覺.
You will be pleased
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