構建監督體系 降低公文差錯率
構建監督體系 降低公文差錯率作者/張杰穎 蔣 靜
公文是政令傳達、工作推進的重要載體。公文質量水平是一個單位工作作風的反映，高質量的公文應當主旨明確，內容科學，表達規范，格式正確。隨著儻政機關公文格式》國家標準和《黨政機關公文處理工作條例》的頒布實施，各級機關和單位對公文質量提出了更高的要求。在實踐中，國網山西省電力公司（以下簡稱國網山西電力）按照國家電網公司創建“一流三化”辦公室的整體部署，以公文質量零差錯為目標導向，構建了較為完備的公文質量監管體系，積極引入安全檢查表理念，有效落實公文各環節質量責任，公文質量得到顯著提升。
公文質量分為內容質量和格式質量兩方面。內容質量主要看公文內容是否正確、結構是否嚴謹、字詞是否準確、語法有無差錯，格式質量主要看版頭、主體（標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件）、版記、頁碼等標注和書寫是否規范。國網山西電力對2013年度二季度的公文質量作了摸底調查，共計調查公文162件，其中無差錯公文87件，存在問題的公文75件（出現各類問題228次），差錯率約為46.2%。
一、調查中發現的主要問題
1.詞句及語法方面的問題。此類問題出現46件次，約占問題總數的20.2%。主要表現為：不按要求使用規范名稱、未經注釋使用非規范化簡稱及縮略語；語句表意不清或存在歧義；存在漏字、錯字現象；使用非公文語言，語氣措辭明顯不當；標點符號錯誤，阿拉伯數字序號后使用“、”；成文日期仍使用漢字書寫；引文不完整，只引用發文字號或文件標題；發文字號中的年份用“[ ]”括注；請示件結束語“懇請盡快予以批復”與“妥否，請批示”重復使用；結束語無標點等。
2.公文標題方面的問題。此類問題出現30件次，約占問題總數的13.1%。主要表現為：發文單位缺失，標題概括不準確，標題與內容主旨不符，標題回行不正確（多行標題時應以梯形或菱形排列，且不分割完整意義詞組），錯誤使用“《 》” （正規出版物名稱，法律法規、規章制度和公司標準名稱全稱應加書名號）等。
3.字體格式、層級序號方面的問題。此類問題出現52件次，約占問題總數的22.8%。主要表現為：未按要求使用上行文格式，公文字體錯誤，行距間距前后不一致，前后段落字體、字號不一致，層級標題行字體不符合要求（第一層級應為方正黑體，第二層級應為方正楷體，第三、四層級應為方正仿宋字體）等。
4.用印及附注方面的問題。此類問題出現36件次，約占問題總數的15.8%。主要表現為：無印章，空白頁蓋章，印章上邊緣與正文或附件說明末行間距過大（間距應為l行之內），印章不端正或壓蓋位置錯誤，無附注，附注與成文日期間距過大（附注應在成文日期下1行左空2字編排，之間無空行）等。
5.版記及頁碼方面的問題。這類問題分別出現28件次和16件次，約占問題總數的12.3%和7%。主要表現為：版記在附件頁前（版記應標注于公文印制的最末頁）；版記頁為奇數頁（公文采用側訂方式，版記需在最末的偶數頁上；若采用騎馬訂，則版記在最末的4的倍數頁上；可使用空白夾頁調整，空白夾頁不編頁碼）；空白版記頁標注頁碼（無實體內容的版記頁不編頁碼）；橫排頁中頁碼標注位置與其他頁面不一致；非另發的附件，頁碼單獨另編（與公文正文一起編排附件時，若附件原自帶目錄頁碼，則通過遮蓋、調整版面等方法按公文正文順編頁碼）。
6.附件方面的問題。此類問題出現13件次，約占問題總數的5.7010。主要表現為：附件說明缺失，正文后有附件卻未標注；附件缺失，有附件說明卻無附件內容；附件只有1個仍標注順序號；附件名稱前后不一致；附件說明與正文間距過大或無空行；附件標注不符合要求（應在附件首頁左上角標注，為方正黑體3號，順序號后無任何符號；若是單一附件，僅在首頁標注“附件”，后無任何符號）等；附件為正式公文時，附件說明未標注發文字號（應在附件說明中標注公文標題及發文字號，發文字號用圓括號括入，公文標題不加書名號）。
7.計量單位方面的錯誤。此類問題出現6件次，約占問題總數的2.7%。主要表現為：計量單位的國際標準符號和計量單位的中文符號混雜使用，如文中同時出現“KV”和“千伏”；單位符號書寫錯誤，如“KV”“KVA”；在組合單位中同時使用單位符號和中文符號，如“元/m”等。
8.抄送方面的錯誤。此類問題出現1件次，約占問題總數的0.4%，為主送省公司的請示類公文錯誤抄送下級單位或不相隸屬單位。
二、采取的針對性措施
1.加強公文質量內控機制建設。國網山西電力從省公司、地市公司、縣公司三個層級明確了公文質量檢查的標準工作流程，細化了質量檢查的標準程序，編制了質量檢查標準表，以公文質量勘誤檢查表的形式印發；實行抽樣檢測制、退回重辦制、責任追究制等。省公司對各單位所有上行文進行質量檢查，對各單位的內部發文進行抽檢，抽檢比例不低于10%；對存在質量問題的公文退回原發文單位修改；各單位辦公室分管主任、文秘人員對辦公室直接起草的公文質量負直接責任，對本單位有關部室起草的公文負管理監督責任，做到職責明確無空白，對公文質量問題進行倒查，由相關人員承擔責任。
2.實行公文質量績效管理。一是進一步完善公文質量檢查體系。將公文質量評價項目按大小類劃分，大類分文種、內容、結構、語言、格式、標點符號等，每一大類下又細分若干子項目。公文內容方面主要檢查文件內容與黨和國家大政方針、國家電網公司發展戰略是否吻合，是否保持了政策連續性、措施是否可行等；結構方面主要檢查邏輯是否嚴密、層次是否清晰、結構是否完整等；語言方面主要檢查語言是否準確、語法是否正確、語氣是否適當等；公文格式方面主要檢查版心、版頭、主送單位、標題、正文、附件說明、附注、印章、署名、簽發日期、附件等書寫和標注是否規范，并對每一要項給予相應的權重。明確KPI指標，如格式合規率、文種合規率、字句準確率、內容合規率等。實行季評年考核，將考核情況作為辦公室系統評先選優的重要依據，納入企業負責人業績考核。二是注重公文質量管理的組織體系架構。要求各單位建立健全職責分明、運轉順暢、高效協同的公文質量管理組織架構。
3.強化公文質量同業對標工作。根據各單位公文質量差錯率的高低，按季對各單位公文質量予以考評，每年開展1次公文質量監督典型經驗報送活動，推進公文質量監督工作的良性有序開展。
4.提升文秘人員的崗位勝任力。辦公室與人力資源部密切合作，以崗位說明書為基礎，以競賽、考試等為手段，深入剖析文秘人員存在的能力短板，細化落實文秘人員所需的能力要項，完善相應的課程體系，組織編寫常用公文典型案例、公文常見錯誤勘誤指南等，加大對文秘人員的培訓力度，采用“持證上崗”的方式，堅持“先持證、后上崗”的工作原則，要求文秘人員取得培訓合格證后方可從事文秘工作，較好地緩解了工作質量與能力落差之間的矛盾。
5.運用信息化手段推進公文質量管理。將“問題公文”發布在協同辦公系統的任務協作模塊中，由各單位深入研究，查找問題出現的原因，開展診斷分析，及時總結并通過任務協作模塊反饋經驗教訓，不斷提高公文工作水平。
通過構建公文質量監管體系，優化完善質量監督機制，極大地降低了公文差錯率，提高了公文質量。2013年前3季度，在國家電網公司組織的公文質量考核中，國網山西電力公司取得了優異成績。
（作者單位：國網山西省電力公司）
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