一份緊急公文辦理失誤帶來的反思
一份緊急公文辦理失誤帶來的反思作者/ 李文博
2012年6月，我市某部門收到上級部門一份關于做好某重要活動期間信訪維穩工作的緊急通知。該部門及時按有關規定將文件呈送市有關領導閱示。但公文傳來傳去，最后送到市主要領導手上的時候，已到了活動結束的日期。這份緊急公文辦理的失誤，影響了領導對相關情況的及時了解和集體決策，雖未造成嚴重后果，其中的教訓卻值得我們深思并引以為戒。
從客觀上分析，首先，需要閱看此份公文的領導較多，期間，個別領導在外開會或出差，一定程度上影響了公文的傳閱速度；其次，中間趕上周末休息，一定程度上延誤了公文的傳遞時間。
盡管存在這些客觀因素，但認真分析后不難發現，主觀因素才是造成這次失誤的根源。首先，該部門沒有認真執行緊急公文流轉的規定，沒有指定專人負責部門緊急公文的傳辦，也未及時與相關部門溝通、反饋。此外，這份緊急公文的文件夾上沒有反映緩急程度的明顯標識，導致有些同志麻痹大意。其次，辦文人員工作思想僵化，對時效性強、需緊急處理的公文仍按部就班組織傳閱，沒有做到特件特辦、靈活處理。再次，少數工作人員責任心不強，沒有及時認真查看公文的緊急程度和文件內容，對公文的時效性沒有給予足夠重視，沒有起到上呈下達、協調左右的作用，存在“等人來拿”的依賴心理。
我們應從上述事件中汲取教訓，引以為戒，提高公文辦理效率，確保政令暢通。
一是高度重視公文辦理工作。公文辦理不是小事，關系部門形象和政令暢通，緊急公文更是如此。緊急公文之所以緊急，就是因為其內容的重要性和時間的緊迫性。如果沒有在規定時間內呈報領導閱知，就有可能影響領導科學決策，甚至造成嚴重后果。辦公室相關工作人員要對緊急公文格外重視，高看一眼，做到辦文“零停留”。
二是嚴格執行公文流轉規范。緊急公文應做到隨到隨辦，快中求準。要嚴格按照緊急公文處理規范要求，認真辦理各級來文來電，把好公文運轉關。要指定專人負責緊急公文的傳遞和催辦，做到勤送、勤催、勤取，提高傳遞周轉速度，避免文件積壓。
三是完善部門問的溝通機制。涉及跨部門或跨單位的緊急公文，傳遞時要主動加強溝通銜接，克服依賴思想，及時反饋公文傳閱的最新動態，形成互通互助的工作氛圍。此外，緊急公文辦理要隨文附上辦理時間流程表，避免在某個部門長時間積壓。
四墨公文處理人員要增強責任感。傳遞緊急公文，相關工作人員要切實增強工作責任感和使命感，牢固樹立時效觀念，形成雷厲風行的工作作風，養成日清日畢的工作習慣，進一步提高工作效率，確保辦理的每份公文不在自己手中延誤。
五是既要講規則又要靈活處理。對于緊急公文，要打破常規，優先傳遞。按照公文緊急程度使用不同顏色文件夾，并貼上注有“急件”或者“特急件”字樣的標識，以引起領導重視，優先閱示。如遇領導不在辦公室或者出差在外，應通過電話或短信的形式及時報告。特殊情況下可以不按從分管領導到主要領導的順序傳遞，直接呈送主要領導閱示。對不同領導的批示意見要及時傳達、報告，確保上級各項工作要求落到實處。
六是加強公文辦理情況考核。要對各單位、各部門公文辦理情況進行檢查、評比，對做得好的給予表揚和獎勵；對做得不好的進行通報批評或警示，并要求限期整改；對因延誤時限造成嚴重后果的要嚴格追究有關人員的責任。
（作者單位：山東省萊西市委辦公室）
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