當(dāng)前公文處理工作中的常見問題與對策
當(dāng)前公文處理工作中的常見問題與對策方玉軍
公文處理工作是辦公室工作的—項重要內(nèi)容。做好公文處理工作是各單位、各部門規(guī)范、健康向前發(fā)展的關(guān)鍵。縱觀當(dāng)前公文處理工作實際，仍有部分單位或多或少存在這樣那樣的問題。因此，筆者歸納整理出這些問題，試圖挖掘其深層次的原因并施以正確的對策。
一、當(dāng)前公文處理存在的主要問題
當(dāng)前公文處理工作中存在的問題歸納起來主要有以下幾點：
1．收文不及時。過去，單位之間一般都采用郵局寄送的方式傳遞文件，這種方式相對來說比較安全，但運送時間較長，一份文件從印制到送達接收者手中往往跨越多個工作日，給工作帶來極大的不便，尤其是緊急性的文件，更是耽誤事。后來，隨著科學(xué)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，許多單位采用了電子公文的網(wǎng)絡(luò)傳輸形式，這種傳遞方式具有方便快捷的特點，但也對接收人員提出了更高的要求，那就是接收人員必須即時接收。為此，不少單位還根據(jù)文件的緊急程度對接收時限提出了明確具體的要求。可現(xiàn)在的實際情況是，有些文書人員往往不能按要求即時接收，甚至有些滯后。還有一種情況，就是一些緊急文件是在下班后或者周末時間傳送過來，由于無人值守致使出現(xiàn)接收空擋。筆者就曾遇到過這類情況。有一次上級部門要求周日上午9時開會，文件是周五晚上10時從專網(wǎng)上傳遞過來的，本來已經(jīng)是下班后了´而且周六不上班，所以當(dāng)上級部門打電話詢問上報名單的時候我們還不知道這件事，為此，我們領(lǐng)導(dǎo)受到了上級的嚴(yán)厲批評。事后反思，如果我們周六來接收一遍就不會出現(xiàn)這種情況了。再有一種情況就是我們的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有時會遭到人為的破壞或受自然災(zāi)害的影響等，也都能使公文不能及時接收。
2．來文登記不詳細。過去我們接收的文件少，而且種類單一，所以對登記要求不是特別高。現(xiàn)在，由于信息大量增加，過去那種登記模式遠遠不能適應(yīng)。比如，接收的緊急文件里如何體現(xiàn)緊急程度，會議通知類文件里寫明的開會時間地點等因素在登記本里體現(xiàn)不出來。如果同時收到多份會議通知，應(yīng)一一登記清楚，才能容易識別而不致出現(xiàn)混亂。如果不進行詳細的登記，把這些細小的項目單獨列出來，顯然無法滿足正常的工作需要。
3．辦理文件不分輕重緩急。文書人員登記完畢后應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容分出輕重緩急，緊急的先辦理，不緊急的后辦理，這樣才不致出現(xiàn)混亂的情況。而現(xiàn)實情況是有些力、文人員對文件不分輕重緩急，統(tǒng)統(tǒng)混雜在一起辦理，—方面把緊急的當(dāng)成普通的辦理致使出現(xiàn)誤事的情況。比如，有一份需上報材料的會議通知，從開會時間上看不著急，但從內(nèi)容上看就需要立即辦理，而我們的辦文人員沒有仔細閱覽文件，致使承辦部門延遲多日才看到文件，然后倉促應(yīng)付材料，非常被動；另—方面就是把普通的文件也當(dāng)成緊急的辦理，不管領(lǐng)導(dǎo)正在干什么工作，急急忙忙找領(lǐng)導(dǎo)簽批，其結(jié)果是不僅嚴(yán)重干擾了領(lǐng)導(dǎo)的正常辦公，而且還會對辦文人員本身產(chǎn)生一定的負面影響。
4．辦理領(lǐng)導(dǎo)批示意見不靈活。這種情況體現(xiàn)在多方面。比如，領(lǐng)導(dǎo)批示多部門辦理的，不靈活復(fù)印多份送這些部門，而是慢慢地一個部門一個部門依次傳遞致使事情耽誤；遇有承辦部門取文人不在時不是想方設(shè)法聯(lián)系其他人員，而是干等；承辦部門在取送文時沒有登記詳細的人員名單和時間；組織領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件時不根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)是否出差等情況靈活調(diào)整傳閱順序而仍輪輻式傳閱，死板教條；一些重要的、有辦理期限的文件不催辦；給遠的承辦單位發(fā)文件不用傳真等簡便靈活的方式，而是不顧實際情況要單位派人來取；給承辦單位發(fā)送傳真時也不電話確認單位是否收到、接收入是誰；通過辦公網(wǎng)絡(luò)上報參會名單時也不落實是否接收到；文件辦理完畢后不及時整理注銷等等。
5．歸檔文件不完整。有些文書人員在文件辦理完畢后不能認真及時地進行整理；歸檔時不嚴(yán)格按照來文登記逐一核查文件是否存在，而是有多少歸檔多少，文件少沒少，少幾份，對于文件下落也不管不問，為以后查閱文件帶來極大不便和隱患。
6．密級文件不保密。對于密級文件，有些文書人員不嚴(yán)格按照保密法規(guī)單獨辦理，而是和普通文件混雜在一起；絕密文件不在保密室組織領(lǐng)導(dǎo)傳閱而是送領(lǐng)導(dǎo)辦公室審閱；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室時不把文件收起；文件有時找不到也不向領(lǐng)導(dǎo)匯報，心存僥幸，想瞞就瞞，想壓就壓；還有的文書人員甚至違背保密規(guī)定對自己的親朋好友等無關(guān)人員炫耀文件內(nèi)容或把密級文件傳遞到互聯(lián)網(wǎng)上等等。
二、問題存在的主要原因
筆者認為，出現(xiàn)上述問題的主要原因大體有以下四個方面：
1．責(zé)任心不強。思想認識不到位，沒有充分認識到公文處理工作的重要性，認為公文處理無非就是收收發(fā)發(fā)，缺乏技術(shù)含量，對工作沒有足夠的激情和動力，沒有責(zé)任感。
2．辦文能力有限。有些文書人員雖然也喜歡干這項工作，但由于自身能力有限，對公文處理工作不大精通，缺乏變通能力，不知道具體情況具體分析，死板教條、不夠靈活。
3．工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、粗心。一些文書人員工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、不細致，因此難以適應(yīng)較為精細的公文處理工作。
4．保密意識淡薄。一些文書人員沒有受過專門的保密教育和培訓(xùn)，缺乏保密意識，保密觀念不強，也不懂一些必要的保密手段，致使發(fā)生泄密事件。
三、針對問題采取的相應(yīng)對策
通過以上剖析，我們找出了這些問題存在的原因。在以后的工作中，筆者認為，應(yīng)從以下四個方面入手來改正這些問題：
1．培養(yǎng)文書人員的責(zé)任意識。首先，要選拔那些對這項工作有興趣、熱愛這項工作的同志。其次，要給他們講清文書工作的性質(zhì)及其重要性，逐步培養(yǎng)他們的責(zé)任意識，使他們明白責(zé)任是一種偉大的品格，是對自己工作的忠誠和信守，是人性的升華。只有具備對工作的高度責(zé)任感，才能用最佳的精神狀態(tài)忘我地工作，并將自己的潛能發(fā)揮到極致。
2．加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在實踐工作中提高辦文能力。要經(jīng)常地讓文書人員參加業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)班，經(jīng)常地與同行們溝通，使他們虛心學(xué)習(xí)、善于借鑒別人的優(yōu)點和長處，在實踐中學(xué)習(xí)，逐步提高辦文能力并漸漸形成自己的力、文特色。
3．樹立良好的職業(yè)道德。職業(yè)道德是人們在職業(yè)活動過程中應(yīng)遵循的特定的職業(yè)思想和行為準(zhǔn)則，是社會一般道德在職業(yè)中的具體體現(xiàn)。作為文書人員，必須在工作實踐中樹立良好的職業(yè)道德，勤于思考，恪盡職守，努力提高工作效率和工作能力。
4．加強保密教育。要通過各種方式加強對文書人員的保密教育，逐步增強文書人員的保密觀念，通過一些正反兩方面的案例深深觸動他們的靈魂，堅決有效地抵御各種泄密現(xiàn)象的發(fā)生，讓他們自覺地、有意識地做好保密工作。
（作者單位：山東東營勝利石油管理局辦公室）
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