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公司辦公設(shè)施管理規(guī)定

時(shí)間：2023-02-24 18:28:19 規(guī)章制度

第一節(jié) 辦公設(shè)施管理

公司辦公設(shè)施管理規(guī)定

一、辦公設(shè)施分類

辦公設(shè)備：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印件、傳真機(jī)、服務(wù)器、軟件、等物品。

辦公家具：包括辦公桌椅、會(huì)議桌、洽談臺(tái)、文件柜等物品。

二、辦公設(shè)施采購(gòu)

（一）辦公設(shè)施的采購(gòu)，由行政部統(tǒng)一購(gòu)買。每年年未由各部門提出下一年度購(gòu)買需求，提交行政部匯總并編制下一年度辦公設(shè)施購(gòu)置計(jì)劃和預(yù)算，經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)理審核后，報(bào)董事會(huì)審議。

（二）根據(jù)年度辦公設(shè)施購(gòu)置計(jì)劃，由使用部門提出書面報(bào)告，經(jīng)綜合行政部與財(cái)務(wù)部會(huì)審，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，歸口行政部購(gòu)置。計(jì)劃外的辦公設(shè)施購(gòu)置，除辦理以上手續(xù)外，需特別說明購(gòu)置的理由，并報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)后實(shí)施。

（三）購(gòu)置、建造單項(xiàng)價(jià)值在 5 萬元以上或總價(jià)值在 20 萬元以上辦公設(shè)施時(shí)，必須按招標(biāo)方式進(jìn)行，并報(bào)董事會(huì)備案。

三、辦公設(shè)施的管理

（一）辦公設(shè)施編號(hào)

1、辦公設(shè)施實(shí)行編號(hào)管理，由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部，在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天，進(jìn)行登記并統(tǒng)一編號(hào)。

2、編號(hào)辦法：編號(hào)形式為：公司英文標(biāo)識(shí) + 分類符號(hào)+ 計(jì)算機(jī)代碼。

①辦公設(shè)備編號(hào)（****-YP-XXX；包括：電腦，打印機(jī)，軟件，服務(wù)器,傳真機(jī)等物品）。

②辦公家具編號(hào)（****-JJ-XXX；包括：辦公桌椅，會(huì)議臺(tái)，洽談臺(tái), 文件柜等物品）。

（二）辦公設(shè)施標(biāo)牌制作

1、定制統(tǒng)一的辦公設(shè)施牌，標(biāo)牌的內(nèi)容包括：公司英文標(biāo)識(shí) + 分類符號(hào)+ 計(jì)算機(jī)代碼。

2、標(biāo)牌的材料為即時(shí)貼，由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天，進(jìn)行登記并貼上標(biāo)牌。

四、辦公設(shè)施的異動(dòng)管理

（一）辦公設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔(dān)保、調(diào)入、調(diào)出、報(bào)廢等，必須由使用部門提出書面報(bào)告，經(jīng)行政部與財(cái)務(wù)部會(huì)審，由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核確認(rèn)并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理相關(guān)手續(xù)。

（二）辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移，由使用部門或使用人提出書面報(bào)告，經(jīng)行政部與財(cái)務(wù)部會(huì)審，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

（三）按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動(dòng)，行政部應(yīng)在手續(xù)完成后的當(dāng)天作相應(yīng)的登記，并填寫《辦公設(shè)施異動(dòng)通知單》，財(cái)務(wù)部應(yīng)在手續(xù)完成后的三天內(nèi)根據(jù)《辦公設(shè)施異動(dòng)通知單》作相應(yīng)的帳務(wù)處理。

（四）涉及辦理產(chǎn)權(quán)登記的辦公設(shè)施，由行政部負(fù)責(zé)辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)及根據(jù)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況辦理產(chǎn)權(quán)變更登記手續(xù)。

五、辦公設(shè)施的維修

由使用部門提出維修計(jì)劃并填寫《辦公設(shè)施維修申請(qǐng)單》，經(jīng)行政部與財(cái)務(wù)部會(huì)審， 500 元以下維修費(fèi)用，報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)； 500 元以上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

六、重大辦公設(shè)施的原始發(fā)票復(fù)印件由行政部負(fù)責(zé)妥善保存，做好登記帳，如經(jīng)批準(zhǔn)用于抵押需提交原始發(fā)票時(shí)，應(yīng)留復(fù)印件保存，并做好相應(yīng)的輔助登記帳，注明抵押合同號(hào)、抵押事項(xiàng)、抵押期限、債權(quán)人、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)文件等主要內(nèi)容，到期辦妥相關(guān)手續(xù)后，及時(shí)收回原始發(fā)票專門保管。

七、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施毀損、丟失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。

八、行政部與財(cái)務(wù)部應(yīng)每半年對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行一次全面的核對(duì)清理，清理時(shí)應(yīng)做到標(biāo)牌與清單相符、清單與明細(xì)帳相符、明細(xì)帳與總帳相符。對(duì)于不符的，應(yīng)查明原因，并在次月15 日前，將辦公設(shè)施清理情況專題報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)對(duì)辦公設(shè)施的變動(dòng)情況提出處理意見或建議。

第二節(jié) 電腦管理

一、日常管理

（一）公司辦公電腦的安裝、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)、管理由公司行政部指定專人負(fù)責(zé)。

（二）公司電腦由各使用人負(fù)責(zé)保管。

二、使用需求申請(qǐng)

（一）硬件需求由使用人所在部門提出申請(qǐng)，送行政部做出計(jì)劃，綜合行政部經(jīng)理審核，費(fèi)用在 500 元以下報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，500 元以上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

（二）軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出申請(qǐng)，由所在部門送行政部做出方案，由行政部經(jīng)理審核，費(fèi)用在3000 元以下由報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，費(fèi)用在3000 元以上報(bào)董事會(huì)備案。重大項(xiàng)目按招、投標(biāo)方式進(jìn)行。

三、注意事項(xiàng)

（一）公司員工應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機(jī)密碼，不得將密碼，特別是財(cái)務(wù)軟件使用密碼泄露他人。

（二）盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無紙化方式處理公文，確需打印的資料，應(yīng)妥善保存，不得無序擺放。

（三）不得在辦公電腦上玩游戲，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將外來盤插入電腦使用。

（四）個(gè)人筆記本電腦的硬盤不得存儲(chǔ)涉及公司機(jī)密的文件，凡機(jī)密文件出差時(shí)用軟盤（或其他存儲(chǔ)器）存儲(chǔ)，并妥善保管。

（五）不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。

四、違則

公司電腦因人為因素造成損壞的，由使用人負(fù)責(zé)賠償，特殊情況以書面形式報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，視原因酌情處理。

第三節(jié) 復(fù)印機(jī)管理

一、復(fù)印機(jī)機(jī)統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)管理。

二、復(fù)印機(jī)使用完畢后，應(yīng)按“清除”按扭，將復(fù)印機(jī)恢復(fù)至初始狀態(tài)，復(fù)印無效的文件應(yīng)立即銷毀。

三、復(fù)印資料注意節(jié)約紙張，避免浪費(fèi)。