駐外辦事處合同管理規定
1． 目的
加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經濟效益，保障公司經營工作的健康發展。
2． 適用范圍
銷售分公司駐外辦事處
3． 執行
銷售分公司駐外辦事處人員
4． 職責
銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業務員簽訂，駐外辦事處經理審核，銷售分公司經理批準。
5． 制度
5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認真了解對方當事人的情況，主要包括：對方當事人主體資格、經營權限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權限等。做到既要考慮我方的經濟利益，又要考慮對方的履約條件和能力，確保所簽合同有效、有利。
5.2營銷人員應加強學習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同，必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策及其它有關規定。簽訂合同時，必須以維護公司的合法權益和提高經濟效益為宗旨，嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公，造成我方經濟損失的，應按其過失或故意所造成的損害后果，承擔相應的行政責任，經濟賠償責任甚至法律責任。
5.3 銷售合同在正式簽訂前，必須按規定執行公司的合同管理辦法、程序與權限，以各種方式（書面、電話、傳真、電子郵件等）上報審查，經銷售分公司經理批準后，方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付，必須執行公司的《財務管理辦法》。
5. 4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責任人，對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。責任人必須完整地收集合同執行過程中產生的全部書面憑證，并妥善保管。
5.5 如合同履約過程中出現困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式（包括當事人雙方往來的函電等），執行合同簽訂的審批程序，獲得批準后，方可執行。
5.6如合同履行過程中，出現糾紛的，經雙方協商達成一致意見的，簽訂書面協議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經協商仍無法解決的，由公司指派專人負責提交仲裁機構或人民法院依法處理。
5.7經濟合同專用章應嚴格按授權范圍使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合同文本上蓋章。經濟合同專用章應由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢和向公安機關報案外，還要追究有關責任人的經濟責任和行政責任。
5.8綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協議（包括文本、函電）等，均應妥善保管，如有丟失，公司將追究有關人員責任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯系人、聯系電話 及用戶的自然情況等。
6 管理
6.1 綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案，由分公司統一編號，檔案內容包括：
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3 變更、補充、解除合同的協議。
6.2 綜合管理部/駐外辦事處應按用戶/客戶建立用戶檔案，內容包括。
6.2.1 用戶名稱、地址、聯系人、通訊方式。
6.2.2 用戶自然情況。
6.2.3 我公司提供產品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4 履行合同情況
6.2.5 質量/技術問題處理情況（表格）
6.3 綜合管理部按產品/備件建立管理臺帳一式 二份，一份于次月5日前上報財務部，一份銷售分公司保管備查，內容包括：
6.3.1 合同號
6.3.2 合同標的
6.3.3 簽約日期，結算日期，經辦人。
6.3.4 用戶名稱
6.3.5 產品/備件名稱，數量/明細
6.4 合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密，嚴禁有意或 無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應嚴格保密，未經允許，無關人員不得查閱。
6.5 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業績考核范圍。任何人私自轉讓合同，一經發現，公司對有關責任人給予開除處理，并追究其法律責任。
7 本規定發布之日起執行。
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