辦文應做到“六注意”
做好辦文工作，對于提高領導機關工作的質量和效益有著十分重要的意義。通過辦文工作的實踐，認為要提高辦文質量，應做到以下六個注意。一、注意是否確需行文
辦公室要勇于負責，當好參謀，做到：一是可發可不發的文件，堅決不發；二可由部門發的文件，或可由幾個部門聯合發的文件，不要拿到黨委來批轉，更不能以黨委名義發文；三是可由政府單獨發的文件，不要黨政聯名發；四是凡已開會作過部署或已登報、發電話通知、傳真電報的，一般不再發文；五是本級工作措施相比上級文件沒有更具體要求的，不再發文；六是本機關內部部署的一般工作，一般不發文。
二、注意是否符合辦文的程序和手續
要特別注意以下四點：一是文件的輸送渠道是否正常；二是該會簽的單位是否都已經同意并會簽；三是需要要關領導和部門負責人過目簽字的，是否已經過目簽字；四是“最終”簽發人的意見是否明確，意見不明確的，應用時請示。
三、注意是否符合黨和國家的有關方針、政策
文件的審核把關，最重要的是把住方針、政策關。把關中要進行全方位的認真核對。一是“上下”核對。就是同中央和省里已發布的有關方針、政策、規定進行核對，不能相互抵觸、沖突。二是“今昔”核對。就是對現行政策和過去所發的文件進行核對，使現行政策和過去的文件提法一致。如果有修改，就要加上一名：“一律以現在的文件提法為準。”三是“前后”核對。就是文件本身前后提法要一致，不能自相矛盾。
四、注意措施是否切實可行
措施是否切實可行是衡量文件質量效能的重要標準，為此，在辦文過程中要通過“四看”來把關：一是看文件提出的要求和措施，理由是否充足，符合不符合實際情況，能不能辦到、行得通；二是看文件提出的要求和措施，由誰執行，怎樣執行，執行的時限是否規定得具體恰當；三是看文件涉及到其他部門的要求和措施是否已得到有關部門的同意；四是看督促檢查的措施有沒有遺漏等。這些是從文件的貫徹落實來考慮的。
五、注意文字表達是否準確、簡煉
文件的行文一定要平實，要注意語體。文字把關中，一是文字修改一定要尊重原文，可小改的就不大改，可改可不改的就不改。二是要達意。文件的政策性、操作性很強，因此文字把關的選擇道德要考慮達意，然后再考慮修辭。后者要服從前者，不能以文害意。三是要盡可能保留文件原來的風格。
六、注意文件是否工整和完整
正式送領導同志審批的文件，字跡必須工整，格式必須正確，紙面也要力求清晰。對不合要求的文稿，要按規定抄寫清楚后再送審。同時還要檢查把關文件的附件是否齊全（如附表、附轉文件等）。再就是同審核文件有關的附件是否具備。
來源：論文秘書
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