商務考察報告
在經濟飛速發展的今天，我們使用報告的情況越來越多，報告根據用途的不同也有著不同的類型。那么什么樣的報告才是有效的呢？以下是小編整理的商務考察報告，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
一．社會語言學理論背景
社會語言學是在20世紀60年代在美國首先興起的一門邊緣性學科。主要是指運用語言學和社會學等學科的理論和方法，從不同的社會科學角度研究語言的社會本質和差異的一門學科。“言語社區”是一個言語互動的場所，社區成員不一定都講同一種語言，社區的“語庫”可以包括一種以上語言代碼；所謂“言語場景，言語事件和言語行為”是用于研究同一言語社區話語交際行為互動模式的一套等級式表述單位。三者關系是從上到下，“言語行為”構成“言語事件“的內容，“言語事件”又是“言語場景”中必不可少的組成部分。
二．商務報告的社會語言學分析
1．商務報告的言語社區
商務英語是傳達商務報告信息的一種方式。商務英語劃定的言語社區使以商務報告為媒介的交際策略形成自身特點，這些特點可以從以下方面進行分析：
（1）企業文化語境
1992年，Edgar Schein在《組織文化與領導》一書中，將組織文化定義為：“一種基本假設的模型──由特定群體文化在處理外部適應與內部聚合問題的過程中發明、發現或發展出來的──由于運作效果好而被認可，并傳授給組織新成員以作為理解、思考和感受相關問題的正確方式。”企業文化影響交際媒介，導致有些公司傾向于書面式報告，而其他公司傾向于口頭式報告。商業環境的本質要求企業創造詳細的書面依據，因而如有必要應遞交周期性書面報告。
（2）跨文化語境
跨文化交際伴隨所有對外貿易業務和國際投資。商務英語是跨文化口頭和書面交際的主要語言。雖是言語社區共享的語言，在不同文化中商務英語差別極大。G. Hofstede將不同文化價值觀歸納為四個方面：個人主義與集體主義、權力差距、不確定性的規避、高語境和低語境。高語境是集體主義文化，講話或寫作意欲表現和諧社會關系，常通過報告作者的態度、角色、等級或者地位甚至環境間接地表達消息。在低語境文化中，對話者被鼓勵“強硬”，并且“停止拐彎抹角地說”，首選的寫作風格是簡單和直接。
2．商務報告的言語情景
言語情景是交際發生的當時語境。與對話交際不同，書面商務報告編碼的消息以語言的形式在另一時間、空間被解碼，不可避免地使交際復雜化。隨著時間推移語境發生變化，一些最初的有效數據和事實也許將喪失有效性，因此語言的力量和報告權威性將縮減。此外，時間的消逝也會導致接收者喪失對所傳達信息的興趣。
3．商務報告的言語事件
言語事件被認為是口頭交際的單位。商務報告的目的在于監察和控制經營，履行方針和程序，遵守規章制度，紀錄進展，分析信息，指導決策，以及獲得新的貿易機會和資助。商務報告參與者包括商務報告作者，讀者。商務報告程序指出商務報告也可程序化歸入不同單位，例如選定的內容、口頭慣例和風格。雖然由于商務報告種類繁多而沒有序列規范化的格式，但多數商務報告，無論正式非正式，都采用相同的元素傳遞分析結果。
4．商務報告的言語行為
（1）告知：告知言語行為被定義為商務報告的主要目標之一，即向聽眾陳述事實。參與者的唯一目的就是有效交流信息。告知言語行為中的語言和文體應該體現“不唐突”。要做到這一點，作者應該采用①簡單詞匯，保證高效向讀者傳遞要表達的信息；②具體詞匯，容易讓讀者將它們與所指事物聯系在一起；③圖表和數據，增加可觀性，幫助讀者抓住重點并使陳述更加可信。④專業術語，證實作者在該言語社區的成員身份和權威性，與讀者更好的交流。⑤有標題的短段落，抓住讀者注意力，使報告更加容易閱讀，讓讀者更加愉快。
（2）勸說：勸說是商務報告語言的另一功能，員工通過商務報告提出創新想法并且說服讀者接納其提議。作者應該使用①讀者偏愛的詞，從情感上打動讀者，實現勸說目的；②正面語言，消除讀者疑慮，促使讀者采取行動；③中性語言，避免各種歧視，表達共同目的、價值和信仰。④修辭手法，加強論據，使勸說目標具體化。
（3）推薦：推薦是商務報告的一種重要言語行為，解說領導欲采取的行動并且提供關于誰做什么，何時做，何地做等細節。如果報告按直接順序組織，推薦內容被放在正文之前，在文末只簡要重提。如果報告按間接順序組織，推薦內容放在末尾并做詳細闡述。用語隱晦會導致推薦缺乏力量無法敦促讀者采取行動。所以在推薦中，作者應該采取適當的文體和語氣，①平行結構，將眾多內容結合在一起。②動作動詞，傳達更多能量和精確度，③情態動詞，體現委婉語氣。
（4）影象輔助說明：日常交流中，信息交流多靠非語言言語行為。影象輔助是商務報告中認知和修辭的關鍵。經營活動強度和復雜性導致商務報告越來越依賴圖表。隨著計算機科技進步，影象更具描繪性，因此經常用作論據。影象輔助以簡單、清晰和中肯為特色，不用作者語言描述就可讓讀者快速理解。但影象輔助不能完全代替商務報告中的語言行為。考慮到客觀性和精確度，語言行為通常用來評論或引伸影象輔助提供的信息。
三．結論
從社會語言學角度分析，商務報告可歸入言語事件，發生在特定言語社區和言語情景中，有自身的目的，參加者和序列。言語社區，言語情景和言語事件構成商務報告中言語行為的語境，因此具備自身的語言和文體特征。作為言語事件，商務報告包含各種言語行為，可分為“告知，說服，推薦和影象輔助說明”。商務報告言語行為擁有自己的語言和文體特征。配有影象輔助的圖解，作為非語言的言語行為，是另一種交際手段，在傳遞信息中扮演重要角色。總之，這些言語行為運用要符合高效和有效交流的原則，以花費讀者最小努力為目標。
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